Возможности коллективной работы в Microsoft Office

Современный компьютер сложно представить без Microsoft Office, а современное предприятие — без ERP-системы. Совместное использование продуктов Microsoft Dynamics NAV и Microsoft Office упрощает работу каждого пользователя и повышает эффективность работы предприятия в целом.

Один из важных аспектов в защите инвестиций и в снижении стоимости владения решением — его соответствие промышленным стандартам интеграции приложений, включая Component Object Model и eXtensible Markup Language (XML). Примером серьезной интеграции приложений на базе этих технологий является совместное использование Microsoft Office System 2003 и Microsoft Dynamics NAV для оперативной работы и управления предприятием.

Связанные приложения

Одной из насущных задач, с которыми ежедневно сталкиваются разработчики, является работа с разными системами и процессами, включающими разные источники данных в разных форматах. В рамках Office 2003 можно создавать приложения, которые гибко взаимодействуют с данными и процессами обработки информации посредством стандартных открытых технологий. Одно из ключевых дополнений, представленных корпорацией Майкрософт в Office 2003, основано на стремлении, начиная с Office XP, повсеместно использовать язык XML и веб-службы XML. Разработчики, создающие приложения на базе Office 2003, могут использовать язык XML и веб-службы XML, чтобы обеспечить пользователям простой доступ к корпоративным данным, обработке деловой информации, клиентам и продавцам.

Простая связь с бизнес-системами и процессами

Поскольку XML становится широко распространенным стандартным форматом для обмена данными между разнородными системами, Office 2003 обеспечивает гибкую взаимосвязь между документами и пользователями, чтобы объединить источники информации для поиска и предоставления данных. Объединение легко осуществляется посредством веб-службы XML или с помощью приложения, поддерживающего интерфейс XML, как, например, Microsoft BizTalk® Server или Microsoft SQL Server™ 2000. Возможность взаимодействия Office 2003 с другими приложениями сводит к минимуму необходимость программирования и преобразования данных, в результате чего пользователи получают большую отдачу от имеющегося у них программного обеспечения, так как легко могут оперировать данными из приложений Office.

Внутренняя поддержка задаваемых пользователем XML-схем в интерфейсах XML, встроенных в такие популярные продукты, как SQL Server 2000 и BizTalk Server, упрощает взаимодействие приложений на базе Microsoft Office с корпоративными данными и процессами обработки информации. Усовершенствованные возможности сетевого взаимодействия документов, календаря и электронной почты Office 2003 с системой Microsoft SharePoint™ Portal Server и службами SharePoint Team Services позволяют более оперативно создавать приложения для совместной работы.

Рабочие области документов

Использование рабочих областей документов, доступных в большинстве программ Office 2003, упрощает совместную работу при создании, изменении и рецензировании файлов. Рабочие области документов — это централизованные веб-хранилища, которые содержат файлы, задачи и списки ссылок и членов группы; доступ к ним осуществляется через область задач совместно используемой рабочей области.

Область задач общей рабочей области

Позволяет находить обновленные версии файлов, узнавать, кто из членов рабочей группы подключен в данный момент, видеть связанные ссылки и файлы и просматривать свойства файлов. При изменении любого элемента общей рабочей области можно получить извещение по электронной почте. При обновлении, сделанном в области задач, все изменения автоматически заносятся в общую рабочую область.

Обнаружение пользователя в сети

Для того чтобы определить, находится ли член рабочей группы в сети и посовещаться с ним, не нужно выходить из приложения Office 2003. Обнаружение пользователя в сети доступно в Outlook и области задач общей рабочей области. 

Интеграция со службами Windows SharePoint Services

Создание веб-узла группы в интрасети и загрузка файлов с помощью веб-обозревателя, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 и Microsoft Office PowerPoint®. Интеграция со службами Microsoft Windows® SharePoint™ Services позволяет использовать область задач общей рабочей области, рабочие области документа и совместно используемые вложения.

Обмен контактной информацией

Совместный доступ к сведениям о контактах гарантирует, что члены группы получат данные, необходимые для связи с нужным людьми и поддержки деловых контактов. Имеется возможность указать, кому разрешено пользоваться контактной информацией. Можно также просматривать контакты в службах Windows SharePoint Services с помощью календаря Outlook.

Организация собраний и событий

Планирование и организация собраний с помощью совместного доступа к повестке собраний, наглядным материалам, ссылкам на документы, спискам приглашенных и другой документации.

Общие календари

Использование Outlook позволяет упростить планирование собраний. В качестве расписаний можно использовать собственные каленадари, рабочие и персональные, календари в службах Windows SharePoint Services и календари других пользователей, давших разрешение на просмотр. Более того, можно открывать и просматривать календарь и данные о контактах из общих рабочих областей.

События

Обеспечивается централизованное добавление и хранение членами группы данных о событиях с последующим экспортом этих сведений непосредственно в календарь Outlook.

Совместное использование сведений о доступности в Outlook

Планирование собраний с пользователями Outlook, не имеющими совместного доступа к серверу Microsoft Exchange, с помощью предоставления сведений о доступности через Интернет.

Управление изменением документов

Блокировка отдельных частей документа Word, предотвращающая его правку другими сотрудниками. Можно разрешить рецензентам вносить изменения, но только в режиме маркировки изменений. Можно также запретить изменение всего документа (документ только для чтения), разрешив редактирование его основных частей только отдельным лицам.

Ограничения на форматирование в Word

Запрет на изменение стилей и форматирования другими пользователями для сохранения форматирование отправленных документов в исходном виде.

Отправка на рецензию

Всем сотрудникам, занятым в рецензировании, присваиваются различные роли, причем каждому рецензенту предоставляются соответствующие средства. По мере рецензирования внесенные изменения легко объединяются в исходном файле.

Сравнение и объединение

Объединение примечаний и исправлений нескольких рецензентов в одной версии файла с принятием предложенных изменений или отказом от них.

Усовершенствованная пометка исправлений

Изменения, внесенные в файлы Microsoft Word и Microsoft PowerPoint®, теперь обозначаются в правом поле этих файлов. Изменения и замечания рецензента можно найти, не перегружая исходный файл и не изменяя его макет.

Управление правами на доступ к важным деловым сведениям

Конфиденциальность данных в приложениях Word 2003, Outlook 2003, Microsoft Office Excel 2003 и Microsoft Office PowerPoint 2003 обеспечивается благодаря защите сообщений электронной почты и файлов от несанкционированного копирования, перенаправления или распечатки с помощью средств управления правами на доступ.

Пакет Office Professional 2003 позволяет создавать материалы с IRM-защитой и предоставлять другим пользователям права на доступ и изменение файлов и сообщений электронной почты. В Microsoft Office Standard Edition 2003 выполняется чтение файлов и сообщений электронной почты с IRM-защитой; кроме того, их можно изменять при наличии разрешения.

Срок действия документа

С помощью средств управления правами на доступ для файлов устанавливается определенный срок действия, по истечении которого другие пользователи не могут просматривать или изменять их.

Шаблоны политики управления правами на доступ для организаций

Настраиваемые шаблоны позволяют защищать файлы в соответствии с правилами, принятыми в организации. Например, шаблон «конфиденциально» может предназначаться для создания файлов, которые нельзя распечатывать, перенаправлять и копировать.

Средство просмотра файлов с управлением правами на доступ

Получатели файлов, защищенных с помощью средств управления правами на доступ, могут применять специальное средство для их просмотра даже в том случае, если у них нет программы, в которой были созданы эти файлы.

Цифровые подписи

В Office 2003 файлы можно снабжать цифровой подписью. Цифровая подпись позволяет быть уверенным, что файл получен из надежного источника и не подвергался изменениям.

Шифрование файлов паролем

В приложениях Word и Excel усовершенствовано шифрование паролем благодаря добавлению стандарта Microsoft CryptoAPI. В приложении PowerPoint теперь также включена возможность шифрования паролем.

Работа с переносными устройствами

При работе на планшетном компьютере для аннотирования файлов применяется устройство рукописного ввода. Предусмотрен ввод заметок и отправка примечаний другим пользователям.

Интергрированный рукописный ввод для переносных устройств

Примечания, сделанные на планшетном компьютере, можно загрузить в программы Office в виде текста. Возможен рукописный ввод непосредственно в Word с сохранением работы в виде рукописного документа или преобразованием ее в печатный текст.

Использование данных из других программ

Язык XML (Extensible Markup Language) позволяет разработчикам создавать решения, включающие данные из разных источников в файлы Word, Excel и Access. Приложения Office 2003 позволяют автоматизировать выполнение практически любой задачи, связанной с созданием отчетов, электронных таблиц и бланков. Настройка схем и областей задач обеспечивает интеграцию с другими программами и источниками XML-данных.

Поддержка XML в Word

Word 2003 поддерживает формат XML в качестве собственного формата файлов, что позволяет открывать документы, содержащие XML-данные, в схеме пользователя, а затем работать с ними как с обычными документами. Кроме того, в Word 2003 предусмотрено сохранение и открытие файлов XML для интеграции с основными бизнес-данными предприятия.

Приложение InfoPath 2003

Приложение Microsoft Office InfoPath 2003 позволяет рационализировать сбор данных, которые могут повторно использоваться группой или предприятием. InfoPath обеспечивает поддержку XML, веб-служб XML и собственных схем XML. Осуществляется динамическая разработка с широкими возможностями и встроенная проверка в среде WYSIWYG. InfoPath 2003 поставляется в составе пакета Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003.

Смарт-теги

Смарт-теги представляют собой набор кнопок, общий для всех приложений Office. Смарт-теги отображаются по мере необходимости, например, при вводе данных, приложение может распознать что вводимая информация это наименование контрагента. В этом случае это поле подчеркивается и для него становится доступна всплывающая подсказка, из которой можно быстро получить доступ сведениям по контрагенту.

Расширяемые смарт-теги

В PowerPoint 2003, Outlook 2003 и Access 2003 поддерживаются смарт-теги, разработанные сторонними производителями, а также настраиваемые смарт-теги, предоставляющие данные, необходимые для выполнения работы. Смарт-теги могут быть связаны с информацией в системе Microsoft Business Solutions-Navision.

Смарт-документы

Смарт-документы позволяют усовершенствовать процесс обработки деловой информации, начиная с простой проверки, работает ли пользователь над самой последней версией документа, и заканчивая полнофункциональными интерактивными процессами, которые предоставляют управление, инструкции, данные и форматированную информацию, отображаемую посредством области задач и соответствующих действий. Таким образом для смарт-документа может быть создан сценарий, позволяющий ему реагировать определенным образом на действия пользователя. Например, можно указать маршрут продвижения документа по ответственным пользователям, блокировать различные части документа в зависимости от прохождения этапа.

Результативность и эффективность

Решения, которые точно соответствуют коммерческим требованиям, редко обходятся без затрат. В современных условиях контроль над этими расходами имеет чрезвычайно важное значение. Решения на базе Office помогут предприятиям получить продукт, удовлетворяющий конкретным требованиям, без чрезмерных затрат. Разработчики тратят меньше времени на создание приложений, поскольку применяют архитектуру Office, которая включает многократно используемые компоненты и базовую инфраструктуру, а пользователи получают больше времени, чтобы с помощью новых решений помочь своей организации повысить доходы и сократить расходы.

Microsoft Office 2003 предоставляет новейшие средства для подготовки решений, предназначенных для одного из самых популярных в мире программных продуктов. Благодаря использованию XML и веб-служб XML, Office 2003 становится высоко совместимой платформой для обмена данными между приложениями, процессами внутри предприятия и за его пределами. Обладая интеллектуальными и динамичными технологиями, включая смарт-документы, смарт-теги, программируемые области задач и полноценную поисковую библиотеку, Office продолжает служить инструментом для создания приложений, которые охватывают весь спектр коммерческих задач для широкого круга пользователей.